Co středně velkou firmu doopravdy stojí software placený za uživatele

Zeptejte se firmy, co ji stojí CRM, a dostanete řádek s licencemi. Je to číslo na faktuře, takže je to číslo, které lidé citují. V praxi je to málokdy víc než polovina toho, co platforma skutečně stojí — a je to ta polovina, která se nejsnáz snižuje.

Pět položek

Poctivý součet má pět složek a jen ta první je na faktuře.

• Licence: uživatelé krát cena krát dvanáct. Jednoduché, viditelné a jediné, o čem se vyjednává.
• Nepoužívané licence: přiřazené lidem, kteří se přihlásí jednou za měsíc, nebo vůbec. V každém auditu, který jsme dělali, jde o nezanedbatelný podíl — a je neviditelný právě proto, že nechat licenci přiřazenou nic nestojí.
• Správa: interní čas strávený konfigurací, údržbou a vysvětlováním platformy, plus to, co se platí partnerovi za změny, které tým sám neumí.
• Integrace: konektory, licence na middleware a inženýrský čas na udržení toku dat mezi platformou a vším ostatním. Tahle položka často soupeří s licencemi a skoro nikdy se proti nim nezapočítává.
• Omezení: cena procesů, které neděláte, protože je platforma neunese, a změn, které trvají kvartál, protože jdou přes cizí backlog. Těžko se vyčísluje, snadno se pozná, jakmile se pojmenuje.

Počítejte na pět let, ne na jeden

Roční číslo dělá z nájmu maličkost a ze stavby horu. Podstatné je srovnání pronajatého nákladu, který se opakuje, s vlastnickým nákladem, který ne. Při 40 uživatelích a středním tarifu vyjdou samotné licence za pět let obvykle na jednotky milionů korun — a to před zbylými čtyřmi položkami. To je číslo, proti kterému se drží nabídka na stavbu.

Dvě poctivé výhrady. Ceníkové ceny za uživatele se hýbou a slevy při obnově jsou reálné — použijte svoji aktuální fakturu, ne ceník na webu. A stavba má taky náklady na údržbu; jsou výrazně menší než nájem, ale nejsou nulové, a kdo tvrdí opak, něco prodává.

Kdy je pronájem správně

Zhruba pod dvaceti uživateli na standardním tarifu vychází aritmetika téměř vždy pro pronájem a žádná míra nesympatie k dodavateli na tom nic nezmění. Totéž platí, když je proces skutečně komoditní — mzdová pravidla, daňová podání, e-mail — kde kupujete právě dodavatelovu povinnost držet krok s legislativou.

Pro stavbu mluví opačné podmínky: hodně uživatelů, proces specifický pro to, čím vaše firma konkuruje, těžká integrace se systémy, které už vlastníte, a platforma, která začala proces diktovat místo obsluhovat.

Jedna otázka, kterou má smysl položit první

Ne „co to stojí“, ale „jakou část toho, co platíme, používáme?“ Každá firma má o odpovědi představu. Skoro žádná ji nezměřila a měření obvykle překvapí toho, kdo si byl nejjistější.